Телефоны: 8 (499) 783-37-50; Icq 746 654 323 Татьяна

MPS аутсорсинг печати

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

      Покопийный контракт не в полной мере отражает суть контракта. Это не просто перевод обычного типа работы (когда покупают отдельно расходные материалы к оргтехнике, ЗИП + сервис) на покопийную оплату, а нечто больше. Правильно называть - MPS контракт, что переводится как УПРАВЛЯЕМЫЕ услуги печати. И включают в себя:
1) оптимизацию парка оборудования (избавление от старой техники, стремление избавиться от персональных устройств, предложение новой оптимальной техники)
2) правильная расстановка оборудования в помещении в соответствии с нормами: 7 человек на 1 устройство. Или 1 устройство на 1 комнату или на 2 комнаты, или в коридор (нужно смотреть по месту).
3) предоставление в аренду своего оборудования (если нет возможности покупать новую, также если нет и этой возможности, то использование существующей)
4) удаленный мониторинг за состоянием оборудования
5) контроль доступа к устройствам (например, с помощью карт доступа) - для предотвращения несанкционированной печати личных документов, для безопасной печати
6) предоставление отчетов по печати по отделам/персонально

ДАННЫЕ ДЛЯ АУДИТА(ЕСЛИ ПОТРЕБУЕТСЯ) И ФОРМИРОВАНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ ИЛИ ТЗ  

Нужно для формирования предложения по MPS контракту:

1.       Необходимо сопоставить фактические объемы печати с суммами издержек по всем составляющим процесса печати.

2.       Оценить оснащенность рабочих мест оборудования для печати

3.       Оценить эффективность загрузки каждой единицы оборудования

4.       Для этого нужно провести аудит процесса печати у Заказчика с целью выяснения параметров:

    a.       Общее количество рабочих мест

    b.       Общее количество устройств

    c.        Объемы печати всего за период, например месяц или год.

    d.       Объемы печати по каждому устройству

    e.       Сумма бюджетов либо платежей по закупке оборудования, расходных материалов, технического обслуживания, ремонтов, запасных частей

5.       После аудита выявить стоимость отпечатка и сравнить с рыночной

6.       Провести ревизию оборудования: старое, изношенное, требует больших вложений, высокая стоимость отпечатка …

7.       Оценить сумму восстановления до надлежащего состояния

8.       И только после этого учитывая все вышеизложенное и предоставив Заказчику экономическую обоснованность решения, сформировать Коммерческое предложение с учетом Оптимизации парка оборудования в которой предусмотреть высвобождение, замену и/или предоставление оборудования при необходимости!

ВАЖНЫЕ МОМЕНТЫ И ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ MPS-КОНТРАКТА

Главные составляющие экономии кроются не в цене на картридж, как принято считать,  а в правильно подобранном и оптимально загруженном оборудовании, в правильной организации процесса печати на предприятии:
каждое МФУ имеет 1) аппаратную  и 2) сервисную стоимости отпечатка.
1) это отношение цены устройства к его ресурсу за срок службы 5 лет. Чем скоростнее и производительнее устройство, тем стоимость отпечатка ниже! Персональные устройства имеют самую высокую аппаратную стоимость отпечатка.
2) стоимость расходных материалов и запасных частей на производительном устройстве также ниже, в переводе на отпечаток.
3) обеспечивают экономию, при условии, что фактический ежемесячный объём печати на устройстве соответствует рекомендованному производителем, т.е. за 5 лет устройство выработает свой ресурс!
Зачастую при проведении аудита мы видим множество персональных устройств с высокой стоимостью отпечатка, которые загружены на 15-20% от рекомендуемого объёма, т.е. через 5 лет остаточный ресурс составит 80-85%. К этому времени устройство устареет, будет дорого в обслуживании и будет дешевле заменить его новым устройством с более низкой стоимостью отпечатка.
(Пример из практики: принтер Kyocera FS-4300DN, стоимостью 25000 руб. Заказчик печатает на нём в среднем по 300 страниц в месяц. Значит за 5 лет он напечатает 18000 страниц. Делим 25000 руб. на 18000 страниц, получаем аппаратную составляющую отпечатка в размере 1,39 руб.! В то же время, рекомендованная нагрузка на принтере 15000 стр./мес. или 900000 стр. за 5 лет. Тогда стоимость отпечатка составит 0,03 руб. Таким образом, покупка этого принтера была совершенно нерациональной и необходимо перенаправлять этот мизерный объём печати на другое устройство). 
     4) дополнительную экономию может дать управление печатью с помощью технических средств аутентификации пользователей, правил печати, отслеживания затрат по пользователям. Экономия за счёт снижения количества невостребованных или нецелевых документов. Для этого требуется специализированное платное ПО, например, SafeQ.
5)У каждого производителя найдётся такой аппарат, который по объёму печати перекрыл бы потребность любого предприятия. Например, 500K/мес. Это был бы самый экономичный, но неудобный вариант. Поэтому технику расставляют исходя из неких правил, например, не более 1-го устройства на 7 человек, при удаленности не более 20м от сотрудников до устройств.
Причём если у заказчика меняются потребности, мы, в рамках заключенного контракта, сможем изменить состав предоставляемого оборудования.

ГЛАВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Экономия финансовых средств – это одна история, и оценить её возможность можно лишь после проведенного аудита. 

Другое преимущество MPS – это отказ заказчика от капитальных вложений в сторону ежемесячных операционных затрат в случае заключения MPS-контракта с предоставлением оборудования. Стоимость аренды устройства может быть включена в стоимость отпечатка, с оплатой по фактически выполненному объёму печати! Ведь, покупая устройство, заказчик приобретает возможность изготовления отпечатков в течении 5 лет!!! Причём финансовые издержки по аренде берут на себя производители печатной техники, транслируя данные условия через нас,  продвигая таким образом MPS-контракты.

Отдельная тема - это поддержание заказчиками на своих складах расходных материалов. На больших предприятиях зачастую мы видим следующую картину: на некоторые устройства закуплены картриджи на 3 года вперед, а некоторые МФУ простаивают из-за отсутствия нужных расходных материалов. Заказчику это нужно планировать, «замораживать» деньги. Мы же берем данные обязательства на себя,  обеспечивая готовые отпечатки.
 
Нельзя также не учитывать рабочее время штатных высокооплачиваемых ИТ-специалистов, затраченное на поддержание работоспособности парка устройств, а не на профильную работу.

Мы обеспечим снижение времени реакции на инциденты, поддержание склада расходных материалов и запасных частей, подменный фонд оборудования в случае ремонта.
После внедрения MPS-контракта собственник бизнеса/директор сможет увидеть полную картину по процессу печати. Затраты станут прозрачными, прогнозируемыми и управляемыми!