Передача печати другой организации на аутсорсинг: удобно и выгодно ли это?

В любом бизнесе на печать порой уходят сотни тысяч рублей – это огромные траты для организации. Часто приходится и обслуживать технику: покупать чернила для заправки, бумагу, проводить ее модернизацию или даже замену. Если для печати выделяют целый штат, нужно рассчитывать зарплату сотрудникам, все траты включать в график. Нередко все это превращается в настоящий кошмар для руководства, тогда и заказывают mps аутсорсинг печати, где все перечисленные задачи берет на себя отдельная организация. Вы просто получаете все услуги «под ключ», вам выставляют итоговую стоимость для оплаты.

Проще говоря, аутсорсинг – это аренда оборудования для печати и профессиональная ее организация. Вам не нужно вникать во все ее тонкости, выбирать и покупать технику: этим займется ваш партнер, к кому вы обратитесь за данной услугой. Разберем особенности такого сотрудничества.

Что включает аутсорсинг печати?

В комплекс данных услуг входит:

• модернизация оборудования в офисе, замена старой оргтехники на более производительную и работоспособную;
• аренда оборудования, его подбор под нужные характеристики для выполнения конкретных задач;
• правильная расстановка принтеров в офисе – по количеству человек на технику, по комнатам, расположение в коридоре по нормам;
• организация доступа к принтерам – например, по карточкам для исключения распечатывания нерабочих документов;
• удаленный контроль и обслуживание техники, персональное ведение отчетности по распечатыванию документов.

Когда выгоден аутсорсинг печати?

Несомненно, за аренду оборудования придется дополнительно заплатить, но цена не всегда будет высокой. Стоит учитывать такие моменты, как несанкционированная печать или поломка оборудования, что часто встречается при неправильно организованной самостоятельной печати. Аутсорсинг исключает все эти трудности и работает только на «полезные страницы, идущие в печать».

Профессиональная организация печати подойдет:

• крупным компаниям, с большим оборотом разноплановых документов;
• для фирм с большим штатом работников, когда печать требуется относительно редко;
• если распечатывание документов нужно партиями, но по графику – например, в конце недели или месяца;
• для срочной печати бумаг, если ресурсов компании недостаточно для данной операции.

Как видно из обзора, аутсорсинг подходит практически всем и часто выгоден как крупным, так и небольшим компаниям. Его цена отличается от себестоимости, но только при идеальной самоорганизации печати, что бывает не всегда. Иногда дешевле обратиться к профессионалам.